?

Log in

Previous Entry | Next Entry

Kurangkan bermesyuarat

Saudara Pengarang,

Saya tidak pasti sama ada orang lain mengalami keadaan yang sama seperti kami; kami mempunyai terlalu banyak mesyuarat dan apa yang dikenali sebagai 'program komuniti pembelajaran' untuk dihadiri.

Ia adalah sesuatu yang hampir tidak  'munasabah', kami kehilangan  masa berfikir akibat tiada kesudahan dengan urusan ‘perjumpaan’ dan tugasan kerana kekerapan menghadirkan diri; jika tidak kerana jadual kelas, kami akan terpaksa menghadiri bermesyuarat, jika tidak program latihan pembangunan kakitangan.

Katakanlah apa sahaja, yang  tetap pasti,  jika jam menunjukkan 16:25, kebanyakan akan mula dan bersedia untuk menyiapkan diri untuk pulang kerumah.


Dalam bercakap mengenai jadual, tidak ada sesiapa pun yang dapat menggambarkan cara yang berkesan atau cara dan bagaimana untuk menghadapinya.

Namun kebanyakan akan mengatakan bahawa, "terlalu banyak mesyuarat telah membuat kita menjadi ‘bengong’."

Bayangkan pada masa-masa kita perlu menghadiri 'mesyuarat' di 3 tempat pada satu masa?

Kita tidak boleh membuat keputusan mesyuarat yang mana yang harus kita utamakan dan patut pergi, dan dengan itu kita akan menunggu untuk
dimaklumkan;  mana-mana panggilan pertama yang di terima disitulah kita akan dahulukan;, dan ketika mesyuarat sedang berjalan ada panggilan panggilan lain yang masuk, kita akan memohon dan meminta diri untuk menghadiri mesyuarat lain pula sebagai alasan.

Daya pemikiran juga menurun dan berkurangan akibat keletihan.

Sesuatu yang mengembirakan dan menyenangkan adalah mendapat perkhabaran bahawa, mesyuarat yang dijadualkan dibatalkan hari ini.

Ia bagaikan impian yang di idamkan kerana kita berpeluang dan  akan mempunyai  masa sepanjang hari untuk diri kita untuk melakukan apa yang kita ingin lakukan, masa untuk berfikir dan peluang untuk merancang tugasan yang ingin kita siapkan.

Mendapatkan peluang seperti yang dikehendaki adalah sesuatu yang agak ‘menggerunkan’ dan jarang berlaku.

Berapa banyak masa kah yang anda perlukan untuk tidak berasa bodoh?

 Sesetengah daripada kita bersetuju bahawa kita tidak perlu sehari suntuk untuk mendapatkan masa yang bermakna.

Beberapa jam masa tanpa gangguan secara total akan menjadi sesuatu yang bermanafaat besar.

Kebanyakan akan berasa bosan jika mesyuarat yang diadakan tanpa objektif yang dinyatakan dan lebih teruk lagi dengan objektif yang dicipta.

Ada pepatah berkata, jika anda tidak tahu di mana anda hendak pergi, ikut saja jalan yang akan membawa anda ke sana. Kita tidak perlu membuang masa dan perlu jelas mengenai apa yang kita cuba dapatkan atau mahukan.

Institusi perlu mengurangkan slogan  'laksanakan kerja dengan maksimum dan semangat’ dalam kalendar mingguan mereka.

Mengurangkan sekurang-kurangnya 20 peratus daripada perjumpaan atau pertemuan akan mampu mengurangkan lapan jam dalam seminggu masa yang diperuntukan.
Institusi harus memberi  dua jam masa berfikir tanpa gangguan.

Perbincangan harus ringkas, padat dan kurangkan birokrasi, dan bagi yang tidak mampu memberi input atau kepakaran elok sahaja mereka dikeluarkan dari pasukan.

Dengan matlamat untuk mendapatkan lebih banyak masa untuk aktiviti dan  nilai tambah yang lebih tinggi,  adalah baik  untuk 'melakukan apa sahaja yang anda boleh lakukan’.

Perancangan harus mewujudkan ruang yang cukup untuk menjadikan tugasan kerja bermakna  dan boleh dilakanakan. Dengan itu, dapatlah pasukan mendapatkan kembali serta menuntut sesuatu keadaan yang bernilai dan berharga.

Azizi Ahmad Utusan Malaysia Rencana Forum 08 Mac 2017
 

Posts from This Journal by “mesyuarat” Tag

  • Etika bermesyuarat

    MEMBUAT keputusan adalah merupakan lumrah dalam kehidupan kita. Setiap hari kita mungkin berdepan dengan situasi yang memerlukan keputusan.…

Latest Month

July 2017
S M T W T F S
      1
2345678
9101112131415
16171819202122
23242526272829
3031     

Tags

Powered by LiveJournal.com
Designed by Tiffany Chow