?

Log in

No account? Create an account

Previous Entry | Next Entry

Ramai orang memuji kepimpinan baru kabinet yang diketuai oleh Perdana Menteri ke-7 memandangkan beliau dan barisan kabinet pastinya terpaksa mempengerusikan mesyuarat demi mesyuarat bagi memastikan agenda dapat dilaksanakan.

Namun, bukan semua yang sukakan mesyuarat. Berapa kalikah anda pernah menghadiri mesyuarat yang mana ianya boleh diuruskan melalui penghantaran e-mel, panggilan telefon atau pun mesej pesanan ringkas.





Kebiasaannya pengurusi mesyuarat yang ‘autokratik’ akan meneruskan mesyuarat dengan bercakap seorang diri, atau pun, beliau membaca minit mesyuarat yang telah beliau sediakan sendiri sebelumnya dengan alasan tentunya tiada siapa yang akan membahas atau menentang agenda yang telah dirancangkan.

Mengadakan atau menjalankan mesyuarat yang tidak berkesan adalah merupakan sesuatu yang sangat tidak bermakna dan merugikan. Masa dan tenaga yang dibuangkan dan dihabiskan boleh digunakan untuk memberi tumpuan kepada aktiviti bernilai tinggi dan menggerakkan aktiviti lain yang bermakna. Fikirkan berapa banyak yang boleh dicapai dan sejauh mana anda boleh bergerak ke arah matlamat anda jika masa anda digunakan secara bijak berbanding duduk dalam mesyuarat yang tidak berkesudahan.

Bermesyuarat adalah perkara yang ramai orang tidak suka, namun tidaklah sampai membencinya. Bayangkan apa yang akan berlaku kepada anda dan pasukan anda jika berjaya bermesyuarat dengan lebih berkesan.

Apabila kita berada dalam mesyuarat, kita mahu membuat dan mendapatkan keputusan. Apabila kita keluar dari mesyuarat, kita mahu melaksanakannya. Untuk mencapai matlamat ini, komunikasi adalah kunci pada proses pelaksanaan.

Terdapat enam jenis komunikasi yang kita boleh lihat sepanjang masa.

1. Membuat keputusan dan berdebat

2. Berjanji

3. Permohonan atau Permintaan

4. Membuktikan

5. Perkongsian maklumat

6. Menaikan diri sendiri

Hanya dua daripada enam jenis komunikasi ini yang menghasilkan keputusan bermakna iaitu: permohonan atau permintaan dan berjanji.

Sumber: Hakcipta 2012-2015 SmartTribes@Institute, LLC – www.SmartTribesInstitute.com – 415-320-6580

Pernahkah anda terfikir bahawa mesyuarat ditempat anda sering membuang masa dan tidak mendatangkan hasil yang dijangka atau diharapkan?

Pernahkah anda perasan bahawa mesyuarat ditempat anda tidak berfungsi atau terdapat terlalu banyak mesyuarat sehinggakan tiada siapa yang ambil kisah atau ambil peduli. Kebanyakan yang datang dan hadir seolah berada dalam ‘pamiran pasu bunga’ 

Mesyuarat yang membuang masa, tidak berfaedah atau ‘mesyuarat bodoh’ biasanya melibatkan unsur berikut:

• Komunikasi tidak berkesan: banyak perkongsian maklumat dan hal penting tidak mampu di terjemahkan, lebih banyak merupakan omongan atau bebelan serta rentetan sahaja

• Semua orang dijemput: ada orang di dalam bilik yang tidak ada hubungannya dengan tujuan mesyuarat dan tidak ada pemimpin mesyuarat yang jelas untuk memacu pertemuan

• Niat: tidak ada niat yang jelas, agenda yang ketat atau tiada agenda untuk mengkaji perkara yang dihantar terlebih dahulu, tidak ada yang tahu mengapa mereka dijemput atau apa tujuan pertemuan

• Mengulang semula: mengulangi penghantaran e-mel selepas mesyuarat untuk mengingatkan ahli apa yang telah dicapai dan apa yang masih perlu dilakukan

Fikirkan tentang pasukan kerja anda. Apakah jenis komunikasi yang paling biasa digunakan? Adakah mereka berkomunikasi dengan sewajarnya ketika mesyuarat berlangsung? Ini adalah faktor yang sangat besar dalam perbezaan antara mengadakan ‘mesyuarat bodoh’ dan ‘mesyuarat pintar’.

Adakah anda bersedia untuk mengadakan mesyuarat yang diselaraskan dengan susulan yang tinggi?

Komunikasi yang berkesan mewujudkan persekitaran di mana mesyuarat pintar adalah norma. Hormati segala permintaan, permohonan dan janji yang telah dipersetujui, pastikan perdebatan yang matang, membuat keputusan bijak dan wujudkan momentum untuk menggerakkan suasana.


Bagaimana ini dicapai?

• Tetapkan niat dan matlamat mesyuarat terlebih dahulu: apa sebenarnya yang anda ingin capai?

• Menjemput para pelaksana, pembuat keputusan dan hanya pihak yang terlibat secara langsung.

• Mempunyai pemimpin mesyuarat yang dihormati dan disegani bersama agenda yang jelas.

• Menghantar e-mel peringatan semula semua tanggungjawab selepas mesyuarat.

Mesyuarat yang berjaya sentiasa mempunyai agenda dan niat serta matlamat dan memastikan pasukan kita tidak merasa bahawa mereka membuang masa mereka. Adalah bijak untuk menjadikan setiap mesyuarat  dan pertemuan sebagai kunci penting dalam hasil yang diinginkan.

Untuk memastikan ahli pasukan memberi kerjasama dengan baik, setiap individu perlu mengetahui kekuatan mereka dan mengetahui bahawa kekuatan mereka dihargai. Apabila kita berada dalam mesyuarat kita mahu kebenaran dijelmakan. Tidak perlu ada buruk sangka atau niat mencari kesalahan orang lain. Kami mahu mendengar intipatinya dan kita tidak mahu berhujah dengan niat menyalahkan orang lain. Kami mahu mendengar apa yang orang lain ingin pohon atau minta. Kita perlu mengambil risiko dan mempunyai keberanian untuk mengatakan apa yang perlu dikatakan. Kita ingin memberi tumpuan kepada apa tujuan mesyuarat ini dan semua topik yang tidak berkaitan perlu diasingkan.

Terdapat tiga jenis mesyuarat yang memupuk persekitaran yang optimum untuk ianya berjalan dengan baik dan lancar.

Kenapa Bermesyuarat: Strategi & Misi: Keutamaan adalah memberi tumpuan dan kaedah itu berdebat dan membuat keputusan

Apa Itu Bermesyuarat: Sumbangsaran: Keutamaan adalah mendapat penjelasan dan kaedahnya adalah perkongsian maklumat

Bagaimana Bermesyuarat: Melaksanakan: Keutamaan adalah akauntabiliti dan kaedah adalah mengotakan janji dan permintaan atau permohonan

Kitai memerlukan keputusan dan keutamaan mesyuarat yang kita jalankan adalah untuk mencipta motivasi intrinsik ke arah mencapai matlamat yang sama.

Mesyuarat yang cekap dan berkesan akan menjaminkan keharmonian, keputusan yang bermakna dan dipersetujui ramai, mengurangkan kekecewaan dan kebosanan bersama satu pasukan yang terlibat dengan akauntabiliti yang tinggi

Jadi adakah anda bersedia untuk berhenti mengadakan mesyuarat bodoh dan mula menuai manfaat melalui mesyuarat pintar?



Azizi Ahmad. (2018, 1 Julai). Menjalankan mesyuarat pintar dan bermakna. Dewan Masyarakat Sosial. Dewan Bahasa dan Pustaka Ms 22-25.

Posts from This Journal by “mesyuarat” Tag

  • Kurangkan bermesyuarat

    Saudara Pengarang, Saya tidak pasti sama ada orang lain mengalami keadaan yang sama seperti kami; kami mempunyai terlalu banyak mesyuarat dan apa…

  • Etika bermesyuarat

    MEMBUAT keputusan adalah merupakan lumrah dalam kehidupan kita. Setiap hari kita mungkin berdepan dengan situasi yang memerlukan keputusan.…

Latest Month

December 2018
S M T W T F S
      1
2345678
9101112131415
16171819202122
23242526272829
3031     

Tags

Powered by LiveJournal.com
Designed by Tiffany Chow