Mesyuarat adalah pertemuan bersama tiga atau lebih orang secara umumnya untuk bertukar maklumat dengan cara yang dirancang dan membincangkan isu-isu yang telah ditetapkan sebelum mencapai keputusan, menyelesaikan masalah, dan mendapatkan kata putus atau lain-lain.
Mesyuarat boleh menjadi rasmi (formal) atau tidak rasmi. Berkenaan dengan mesyuarat formal terdapat aturan yang ditetapkan untuk menjalankan dan menjayakan langsungannya, dengan catatan tertulis mengenai prosidingnya. Ia memerlukan pemberitahuan yang merupakan panggilan, jemputan untuk hadir.
Bagi guru dan pendidik, ramai dipanggil untuk mesyuarat semasa cuti semester atau cuti sekolah.
Walaupun 'tinjauan kajiselidik' dijalankan mengenai mesyuarat, namun respons mengenai tidak mengadakan mesyuarat semasa cuti tidak dilayan oleh pihak pentadbir.
Sesetengah respon turut menyatakan bahawa mesyuarat tidak seharusnya menjadi 'kursus kuliah' yang mana para peserta terpaksa mendengar ceramah yang diberikan oleh pengerusi.
Ini ditambah dengan ‘maklumat tambahan’ dari ‘penggilap rasmi’yang menjadikan mesyuarat sering menjadi interaksi sehala.
Ramai yang menghabiskan percutian di kampung halaman mereka dan pada malam Krismas, ramai yang terpaksa pulang untuk menghadiri mesyuarat di tempat kerja kerana mesyuarat diadakan pada 26 Disember.
Urusan trafik adalah seperti mana-mana perayaan lain, walaupun ada yang diadakan sehari kemudian.
Walaupun notis makluman telah diberikan, kemungkinan besar ramai yang masih mahu menikmati rehat yang lebih lama dan berada bersama keluarga dan sanak saudara.
Ada cadangan telah dibuat untuk mengadakan mesyuarat pada hari pertama semester kerana seringkali hari pertama dan kedua hanya dipenuhi dengan pendaftaran dan suaikenal, namun tetap tidak mendapat perhatian dari pihak pentadbir.
Kebanyakkan mesyuarat yang dijalankan sering kali seolah membazir masa. Seringkali terlalu ramai yang dijemput, terlalu lama, terlalu banyak kandungan, dengan sedikit akauntabiliti.
Kebanyakan orang tidak suka mesyuarat. Peter Drucker berkata, "Mesyuarat adalah satu gejala buruk organisasi. Tidak perlu mengadakan mesyuarat yang banyak adalah lebih baik. "
Kebanyakan mesyuarat hanyalah satu bentuk perbualan walaupun ada yang menganggap perbualan tidak formal yang tidak menyenangkan. Tetapi ia tetap masih perbualan satu hala.
Satu-satunya perkara yang penting ialah pasukan dan organisasi anda mencapai matlamat mereka.
Mesyuarat tidak bernilai apabila ia tidak mempunyai tujuan yang dinyatakan. Kebanyakkan mesyuarat pasukan fungsional mingguan atau harian tidak menunjukkan sesuatu yang positif.
Kebanyakan mesyuarat tidak memenuhi matlamat dan tujuan. Biasanya ia menjadi majlis ‘sembang’ atau pesta hentam menghentam.
Agenda sering tidak jelas dan ada yang tidak menyenaraikan agenda mesyuarat tersebut.
Kebanyakkannya berakhir tanpa kesimpulan atau ketetapan yang dipersetujui dan kadang-kadang berlanjutan hingga kesuatu masa yang lain atau tambahan hari.
Rami juga menonjolkan ‘politiking’ kerana pada bila-bila masa peserta mesyuarat akan menunjukkan, menguasai, atau memperbanyak agenda peribadi.
Juga dilihat adalah ahli mesyuarat akan menghabiskan lebih banyak perkara yang tidak berkaitan dengan tujuan dan agenda seperti menunggu mereka yang lewat hadir, mendengar alasan mereka yang lewat, ucapan pembukaan yang sering membosankan, tidak memberi tumpuan dan berurusan dengan gajet teknologi, dan cubaan menjadualkan mesyuarat kesuatu masa yang lain.
Di sesetengah tempat, dijemput ke mesyuarat adalah penunjuk kedudukan dan budaya sedemikian tidak berakhir dalam kategori "prestasi tinggi".
Jika boleh, cadangkan dalam mesyuarat dan pohon akan peraturan ini pada mesyuarat yang anda hadiri:
"Jika anda tidak menyumbang atau belajar dari mesyuarat ini, jangan ragu untuk tidak menghadirinya."
Siarkan notis ini di pintu bilik mesyuarat. Mari lihat apa kesannya.
Azizi Ahmad Utusan Malaysia Forum 28 Disember 2018