January 25th, 2020

Quality: Do what you write, write what you do

Quality has become a major issue for those involved in education and training.

Most educational organizations or institutions had been aiming to go for the ISO certifications.

ISO 9000 is a proven quality management system which has been successfully adopted by a number of education and training institutions.

Within education and training, the aim of the quality management system is to ensure that the provision of service is both consistent and continually improving.

All aspects of staffing, training and induction, management and most important the teaching and learning should be part of the quality system.

A great deal of controversy exists pertaining to the benefits of ISO 9000 Quality Management Systems deployment within organizations worldwide.

Based on a study by StudyMalaysia.com (February 26, 2015), these are the Educational Institution Awarded The ISO 9000 Registration; Universiti ITM, Shah Alam (Examination Centre Only), Universiti Utara Malaysia (Library Only), Universiti Teknology Malaysia, Skudai (Library Only) and Universiti Sains Malaysia, Pulau Pinang (Registrar Office Only), Sekolah Rendah Seri Indera, Perlis, Sekolah Menengah Derma, Perlis and Politeknik Shah Alam, Selangor.

Meeting ISO 9000 requirements doesn’t mean your organization has completed a total quality management process. But preparing your company for ISO 9000 is a good start on the road to total quality.

Meeting the ISO 9000 requirements is good but to maintain its stature is another thing. It’s like to win the World Cup in games, to be a champion is a great achievement but to be a consistent champion is a factor to be considered.

In a recent internal-auditing that I went through (I had been through for more than 10 years actually), the Director (who is also the Head of the ISO team) was very alarmed in knowing that there are a list of ‘selected and readily’ auditees that were mentioned.

Auditing is actually like doing a study or research whereby data come from ‘sampling’. We do not choose ‘picked or chosen’ data to be analyzed. Likewise, auditee should not be ‘people’ they want to ‘victimized’. And the Head of Departments should be audited too.

Auditing should be done with full responsibilities, open-heart, and of course with full integrity.

In the ethics of auditing, every member of the institution must be ready with their files and documents for auditing. Members were normally to be ready with 2 main files; The Auditee Profile Files and the Auditee Work Files.

A check list for each files were provided to ensure that auditees know what to be ready with and to ensure auditees are ready for pre-auditing and post-auditing, all files must be endorsed by the respective Head of Departments meaning all the document files are ready for the real auditing.

Another alarming factor is the ‘Auditing Committee Team’ is more of looking for faults, rectifying and creating unnecessary additional comment.

There seems to be no ‘standardization’ in the auditing process and procedures. Each auditor seems to have their one way of understanding and thinking of their own.

ISO should be ‘do what you write and write what you do’. We don’t create things out of nothings.

The auditors involved must be ‘nice, cool and kind’ as the idea is to help and improve ‘client’ performance. Auditors should assist ‘client’ to have all documents to be audited readily for checking.

Auditee involved must also know their priority and giving full cooperation in completing and readily present themselves when called for.

The auditing process may take 2-3 days to complete, should the auditee has their ‘classes’ to attend then to classes they will go. There must be mutual understanding between the auditors and the auditee.

Should the ‘organization’ does not meet the requirement for the specification after trying all these years, what do you think really happened? Why the members of the institution failed to deliver in making things happened? Something must be wrong somewhere.

The auditing committee team must surely had post-mortem done after each session. Maybe the auditing committee is not ‘ISO’ed.

Sebab sebenar saya perlu menulis setiap hari

Jika anda tidak merasa seperti seorang penulis, tidak perlulah anda gusarkan lagi.

Saya memutar jari saya dan menatap skrin.

Saya menulis satu kalimat dan kemudian memadamkannya.

Saya mula memerah otak fikiran untuk mencari kata sifat ideal yang sempurna.

Pada hujung jam yang melelahkan, saya melirik ke bawah dokumen perkataan saya.

"Alamak, tak sampai pun 300 patah perkataan."

Saya menutup komputer riba saya sambil berkata didalam hati, alahai, esok lah; esok lagi lebih baik agaknya.

Ia akan lebih baik esok tetapi tak semestinya bukan.

Keesokan harinya, saya menghabiskan masa dua jam membelek dan memerah fikiran untuk menyambung penulisan saya.

Kiraan saya masih tidak mencapai 1000 perkataan.

Jika anda juga seorang penulis, anda mungkin membaca ayat itu dan berkata "Alah, okay lah tu dan tak dak hal punyalah. Anda tidak perlu menulis ribuan perkataan untuk menulis dengan baik. Anda mestinya betul lah.

Masalahnya? Saya tidak menulis dengan baik.

Ini bukanlah kisah bagaimana saya mula menulis. Sebaliknya, adegan ini berlaku hampir sedekad selepas saya mula menulis secara diam-diam.

Setelah hampir empat belas tahun sejak saya mula agak serius menulis; termasuklah buku dan penulisan artikel di media , saya tidak pasti berapai ramaikah perkongsian penulisan saya telah mencapai pembaca , namun apa yang saya pasti adalah mendapati diri saya bergelut untuk ayat rentetan bersama-sama.

Beberapa karya itu (dan sebahagian besar buku dan penulisan saya) masih memerlukan pembetulan dan penghayatan dan maklumbalas.

Sepanjang tempoh penerbitan dengan lima buah buku sudah diterbitkan dan sebuah buku masih lagi tergantung (walaupun lessen penerbitan telah di meterai), dan lebihannya di majalah dan media tiada yang yang mampu lagi menyinar dengan gahnya.

Apa yang berlaku sebenarnya?

Ramai penulis telah mengutamakan dan menyarankan kebaikan menulis setiap hari. Mereka mengatakan ia akan membuat anda produktif. Mereka mengatakan ia akan membantu anda dengan pengakhirannya anda akan menjadikannya hasil sebuah buku. Mereka akan mengatakan ia membantu anda memikirkan idea anda.

Memang seronok dikataan sebagai sesuatu manfaat yang baik. Hakikatnya, ianya bukan yang terbaik.

Alasan sebenar untuk menulis setiap hari adalah kerana ia membuatkan anda merasa seperti seorang penulis.

Ini adalah salah satu analogi yang baik: Salah satu peraturan menulis fiksyen adalah memastikan dan menentukan watak utama mesti; tidak kira mengapa atau sebabnya , ia harus menjadi satu-satunya yang boleh mengalahkan antagonis. Hanya selepas sang wira mampu merangkul keupayaannya yang unik, maka barulah beliau dapat memenuhi tujuannya.

Dalam erti kata lain, apabila protagonis merasakan dirinya seperti wira, maka penjadualannya turut berubah.

Apakah perbezaan antara kehidupan sebenar dan fantasi? Mudah: penjahat tidak pernah hilang atau terhapus.

Setiap hari matahari akan terbit dan begitu juga halaman kosong anda, dan perkara trsebut menunjukkan ‘peluang untuk’ mengalahkan anda.

Ini bermakna setiap hari anda mesti merasa seperti seorang penulis.

Jika anda masih merasa seperti seorang penulis, kemenangan berada dalam jangkauan anda.

Jika anda tidak merasa seperti seorang penulis, tidak ada yang lebih penting lagi.

Anda mempunyai kebolehan untuk menulis dan mempunyai idea yang baik. Anda mempunyai ‘ringkasan diri’ yang mengagumkan dari hasil kerja masa lalu.

Namun, tiada yang penting jika anda merasakan ianya seperti satu penipuan.

Sebenarnya, semua kelayakan itu akan membuatkan anda berasa lebih teruk.

Anda harus mengekalkan rentak dan irama untuk membiasakan diri melakukan sesuatu.

Ia tidak berlaku dengan hanya membaca. Ia tidak berlaku dengan mempelajari pelajaran baru. Ia tidak berlaku kerana anda mendapati beberapa "kaedah dan cara yang mudah".

Anda hanya boleh membuat satu pilihan terpenting yang boleh anda buat dan lakukan untuk kerjaya menulis iaitu: Setiap hari, duduklah. Setiap hari, tulis. Setiap hari, lakukan apa yang anda perlu berasa seperti seorang penulis.

Selebih dan selalunya ia akan jadi dan berlaku dengan sendiri.

Azizi Ahmad Bebas News Columnists 25 Januari 2020